医療法人は、役員に変更があったときは、新たに就任した役員の就任承諾書及び履歴書を添付して、遅滞なく、その旨を所管する行政庁（静岡県各地域保健所経由静岡県知事、静岡市保健所、浜松市保健所）に届け出なければなりません。（医療法施行令第5条の13）
変更にあたっては、設立の際と同様に役員に就任できる条件（各理事と利害関係がない会社の役員等であることなど）がありますので、ご注意ください。
変更に係る手続きの流れは以下のとおりです。
理事長変更の場合
理事長が変更する場合、所管する行政庁への変更届（役員変更届）と併せて、理事長は、登記事項となっていますので、変更登記が必要です。また登記が終わりましたら、「登記済届」及び社会保険事務局へ「保険医療機関に関する届」が必要となります。
理事長の選任方法が定款において「理事長は、理事の互選により定める。」となっていると思いますので、まずは理事会を開催し、理事長の選任を諮ります。法人の理事以外の者が、理事長に就任しようとする場合は、理事会の開催前に社員総会において理事に選任される必要があります。
前理事長の辞任理由が死亡による場合は、定款に規定する理事の定数、法人の社員数に注意して、不足することがないようにすることが必要です。
届出に必要な書類は以下のとおりです。
- 役員変更届出書
- 就任承諾書
- 新しく就任した理事長の医師免許証の写し及び原本（原本は呈示）
- 旧理事長の辞任届（任期途中の場合）
- 役員名簿…静岡県所管の場合は不要
理事変更の場合
理事の変更する場合において、辞任と新任の理事が同数の場合であれば、社員総会の選任決議だけで足ります。増員する場合には、理事の数が定款に定める定数内にあるか否か確認することが重要です。もし、定数を超える理事の増員を行う場合には、あらかじめ定款変更認可申請が必要となります。反対に理事が辞任する場合で、新たに理事を選任しない結果、理事数が3名を割ってしまうことになった場合、「理事数特例認可」が必要となり、認可申請を行わなければならなくなりますので、ご注意ください。
届出に必要な書類は以下のとおりです。
- 役員変更届出書
- 新しく就任した理事の履歴書（医療法第46条の2第2項の規定に該当しない旨の記載要）
- 就任承諾書
- （旧理事）辞任届・・・任期中の辞任の場合
- 役員名簿…静岡県所管の場合は不要
監事変更の場合
監事の変更は、社員総会の決議により変更をすることができます。
届出に必要な書類は以下のとおりです。
- 役員変更届出書
- 新しく就任した理事の履歴書（医療法第46条の5第5項の規定に該当しない旨の記載要）
- 就任承諾書
- （旧監事）辞任届・・・任期中の辞任の場合
- 役員名簿…静岡県所管の場合は不要
役員が死亡し新たな役員を補充しなかった場合
届出に必要な書類は以下のとおりです。
- 役員変更届出書
- 役員名簿…浜松市保健所所管の場合
※役員変更届に死亡した旨を記載
改姓の場合
届出に必要な書類は以下のとおりです。
- 役員変更届（医療法人台帳記載事項変更届は不要となりました）
- 戸籍謄本又は抄本
- 役員名簿…浜松市保健所所管の場合
任期途中の役員解任の場合の注意すべき点
役員（理事長、理事、監事）の任期は定款及び医療法第46条の5第9項において2年以内と定められていますが、任期中において役員を解任しようとする場合には、注意が必要です。
「役員としてふさわしくない行為があったときは、社員総会において、社員の３分の２以上の同意」を得ること、「役員としてふさわしくない行為」について、具体的かつ正当な理由が必要です。解任された役員は任期までの理事報酬の請求や損害賠償請求を行ってくることも想定されるからです。
医療法人設立時の役員選任や役員任期満了の際の重任決議する際、十分確認を行い、注意することが必要です。